Para a gestão de qualquer síndico, os custos do condomínio estão - sem dúvidas - entre as maiores preocupações.

Afinal de contas, se não há dinheiro os pagamentos em atraso passam a ser rotina e o condomínio entra no vermelho. As dicas e regras não são gerais e nós sabemos que existem muitas particularidades, no entanto, existem dicas importantes para compartilhar com todos.

De forma geral a composição de custos de um condomínio é assim:

• 40 a 50%: folha de pagamento
• 20 a 30%: água, energia, gás e telefone
• 10 a 15%: manutenções, elevadores e seguro
• Cerca de 10%: despesas administrativas

São esses custos os principais fatores que estabelecem o valor da taxa condominial.

Ou seja: se os custos sobem, o valor do condomínio também aumenta.

E, se os custos sobem, há o risco de aumentar a inadimplência.

E o que acontece quando sobe a inadimplência?

São os condôminos que pagam em dia que assumem o valor em aberto.

Sabem por quê?

Para não faltar dinheiro para pagar as contas!

Para isso não acontecer, listamos DEZ dicas importantes que vão ajudar os síndicos a reduzirem os gastos em seus condomínios.

01 – CONHECER AS CONTAS

Para começar uma jornada de redução de contas é fundamental saber onde o condomínio gasta mais. Sem conhecer as contas não é possível adotar medidas efetivas. E você precisar ir fundo: conhecer detalhadamente cada conta, sua composição etc.

02 – PLANEJAMENTO X ORGANIZAÇÃO

Sem planejar e organizar as contas é impossível gerir os recursos disponíveis. O síndico precisa estar preparado para evitar surpresas financeiras desagradáveis. Afinal de contas, se faltar dinheiro em caixa, a única saída é aumentar a cota condominial, o que acaba desencadeando insatisfação em ter os condôminos.

03 – CONTROLE DA FOLHA DE PAGAMENTO

Como já vimos acima, a folha de pagamento representa metade do que é gasto em despesas condominiais. E, para muitos condomínios, pode representar ainda mais. Neste caso o síndico pode otimizar a escala de trabalho tornando-a mais racional e com menor incidência de horas extras, terceirizar serviços como portaria, limpeza e segurança. Tudo isso ajuda e representa economia. Talvez já seja hora de solicitar novos orçamentos e buscar uma redução de custos, não acha? Olhe com calma para tudo o que envolve seu condomínio e busque alternativas.

04 – ECONOMIZAR LUZ E ÁGUA

Que tal usar a tecnologia seu favor?

Lâmpadas de LED, sensores de presença e – acima de tudo – trabalhar a conscientização entre os funcionários e condôminos. Outra ideia são ações de sustentabilidade para eficiência energética. No caso da água, medidores individuais e práticas comuns como reutilização de água de chuva para limpeza de calçadas e áreas comuns são muito importantes.

05 – COBRAR QUEM ESTÁ INADIMPLENTE

Essa é uma regra fundamental para manter o fluxo de caixa em dia. Afinal de contas, quando a inadimplência está acima do previsto, falta dinheiro para honrar com os pagamentos. A consequência disso são cotas extras ou ainda o uso do fundo de reserva. Conscientize os moradores com dívidas em aberto, converse, renegocie. Caso não funcione, notifique e busque ajuda judicial.

06 – CONTROLE FINANCEIRO

A tecnologia está ao nosso lado e devemos usá-la da melhor e mais eficiente maneira possível. A gestão financeira de um condomínio pode ser ainda mais eficaz quando as informações estão integradas. Planilhas funcionam, mas um sistema próprio é o ideal. Os processos de controle financeiros manuais têm mais chances de erros humanos e podem gerar informações erradas. Já os softwares não. Além disso, a prestação de contas fica mais ágil e muito mais transparente com o uso de tecnologia, não é mesmo?

07 – PREVENIR E PRESERVAR O PATRIMÔNIO

Investir em manutenções preventivas é uma maneira de economizar e reduzir custos. Na maioria das vezes, manutenções saem mais baratas do que consertos. O valor da urgência é sempre maior. Sem contar na questão segurança, afinal de contas equipamentos que não são devidamente consertados podem provocar acidentes. Faça um planejamento das manutenções preventivas para que as corretivas sejam menores e não tão custosas.

08 – PLANEJAMENTO DE COMPRAS

Quando pequenos gastos vão se acumulando, eles acabam se transformando em grandes despesas. Que atire a primeira pedra quem achou que comprar de pouco em pouco fosse sinal de economia, não é mesmo? Faça um check list para fazer as compras dos produtos que são utilizados no condomínio e, sempre que puder, opte por comprar em atacador, principalmente os materiais de uso diário. Faça mais de 2 orçamentos, pelo menos, e não deixe de avaliar o custo-benefício também. Existem muitos produtos mais caros, no entanto eles duram ou rendem mais. Pagar menos sem sempre significa economia. É o famoso barato que sai caro!

09 – ENGAJE OS CONDÔMINOS A PARTICIPAREM DA ROTINA DO CONDÔMINIO

Estimule a participação dos moradores nas decisões do condomínio. Essa participação por área de afinidade, ou seja, conforme a vocação dele, contribui para uma gestão condominial melhor. Por exemplo: recrute mães para um grupo de melhorias no parquinho. Recrute atletas e jovens para falar das quadras de esporte e assim por diante. Existem contadores no seu condomínio? Ele pode ser um ótimo aliado para atuar no controle de finanças! Não esqueça nunca que moradores que se envolvem na administração do condomínio tem uma melhor percepção (e aceitação) sobre o trabalho do síndico.

10. ORÇAMENTO ANUAL E GESTÃO TRANSPARENTE

Um orçamento anual bem elaborado permite estimar os gastos do condomínio de maneira eficaz, ou seja: o síndico está em preparado e – provavelmente – não terá (ou terá poucos) imprevistos ao longo ano. Fazer esse estudo anual garante saúde financeira do condomínio. Já a gestão transparente significa o compartilhamento de informações importantes entre o síndico e os interessados nelas. Portanto, se as informações são de interesse coletivo, elas precisam ser compartilhadas. Além disso, isso gera mais confiança entre administração e moradores, incluindo estimulando para que eles participem nas tomadas de decisões e ações de redução de custos, principalmente naquelas que dependem deles: economia de água, luz, organização e limpeza de áreas comuns etc.