Você, síndico, já começou a planejar a gestão do seu condomínio para 2018? Não? Pois saiba que esta é uma etapa imprescindível para o sucesso da sua administração, afinal de contas, o condomínio nada mais é do que uma empresa e, por isso, precisa de um plano consistente de gestão que deve ser elaborado em até 20 dias após assumir o cargo, dependendo da complexidade do condomínio.

Neste material você encontrará dicas de como elaborar este planejamento, pontuando quais aspectos devem ser analisados e incluídos no seu plano de ação. Fique atento ao que seu condomínio já pratica e não esqueça de usar nosso checklist, anexo aos materiais de apoio, para conferir a eficiência da sua gestão. Vamos lá?

Importância do Planejamento

O escritor e filósofo romano Sêneca já dizia: “Não há bons ventos para quem não sabe para onde vai". Isso significa que o seu plano de gestão deve ser um norte para orientar o seu modelo de administração. Dessa forma, o primeiro passo é estabelecer suas metas, ou seja, onde você quer chegar ao final do seu mandato. Nada impede que você também faça planos à longo prazo também, o que evita que cada gestão tenha metas e prioridades diferentes.
A falta de planejamento pode ocasionar em obras inacabadas e projetos sem conclusão, o pesadelo de todo síndico, não é mesmo? Portanto, busque a excelência na elaboração do seu planejamento para evitar surpresas e garantir a aprovação e validade do seu plano de ação até que uma nova assembleia geral o altere ou complemente.
Não esqueça: deixe previsto também revisões periódicas das ações propostas, para que elas estejam sempre em sintonia com as prioridades e desejos dos moradores, funcionários e administradores.
Antes de começar o planejamento é indispensável fazer a separação dos documentos relativos ao condomínio como os contratos vigentes, a documentação trabalhista, as plantas do edifício e todos os demais documentos pertinentes. Além de manter tudo organizado, é a partir deles que você conseguirá ter a maior parte das informações necessárias para a elaboração do plano.

Estrutura do Plano de Gestão

• Simples;
• Objetivo;
• Personalizado;
• Contemplando as metas do gestor;
• Exequível;
• Temporal;
• ncluindo Projetos Prioritários;

As metas que orientam o trabalho do gestor devem ser objetivas, sintéticas, ou seja, resumidas e de fácil entendimento. Elas também devem ser possíveis de serem aferidas, ter um prazo para serem atingidas e, acima de tudo, serem de possível execução. Vamos ver um exemplo? Meta: Dominar todo o conteúdo deste material até a data X.
Entendeu? Então é hora de testar seus conhecimentos. Escolha a resposta que você considera ser uma meta objetiva:

1. Diminuir em 50% as reclamações em relação ao ano anterior
2. Diminuir em 3% a inadimplência
3. Diminuir em 20% o saldo devedor dos próximos 12 meses, comparado ao saldo do ano anterior

Se você escolheu a alternativa 3, significa que você já entendeu como elaborar suas metas e pode seguir para nosso próximo assunto: Etapas de Criação do Plano de Gestão.
O plano de gestão deve começar primeiro com uma pesquisa extensa focada em conhecer quem é o seu condomínio e quais as suas necessidades. Depois disso é necessário definir a situação atual e levá-la ao conhecimento dos moradores para discutirem, juntos, quais são as prioridades do condomínio e qual é o cenário ideal para ele. Assim que o plano for aprovado é hora de começar a agir e, frequentemente, acompanhar e avaliar os resultados.

Itens de um Plano de Gestão

Um plano de gestão voltado para excelência deve conter:

1. Planejamento financeiro:  aqui entram itens como saldos, inadimplências, processos e eventuais ações trabalhistas. Também é necessário comparar a previsão orçamentária aprovada com as despesas efetivamente realizadas. Uma boa dica para este momento também é revisar a folha de pagamento dos funcionários, afinal, elas representam boa parte dos gastos do condomínio. Escalas mal feitas e horários mal ajustados ocasionam acréscimos significativos uma vez que incidem também sobre os encargos sociais.
2. Equipamentos e bens comuns: neste item devem ser contemplados as estruturas e componentes da edificação e também ações de manutenção preventiva. desta forma, é possível evitar surpresas desagradáveis e aumentar a vida útil dos equipamentos e construções.
3. Legal: você deve estabelecer, junto à assembléia, as normas, regimentos internos e também observar todas as deliberações das últimas reuniões. Além disso, aqui é necessário mapear os contratos, seguros e vencimentos obrigatórios, como as vistorias do Corpo de Bombeiros e da Vigilância Sanitária.
4. Cronograma de reuniões:  Além das reuniões gerais, ordinárias e extraordinárias, devem estar previstas reuniões com os comitês responsáveis pelas metas específicas. Em alguns casos, essas reuniões podem conter também a participação dos moradores. Este tópico é importante porque facilita as futuras deliberações nas assembléias gerais, já que todos já estarão à par do assunto.